Riepilogo
Il gruppo alberghiero gestisce prenotazioni, disponibilità delle camere, attività relative agli ospiti, fatturazione e reportistica nell'ambito della propria attività ricettiva.
La soluzione è diventata un sistema di prenotazione personalizzato che collega operatività alberghiera, sincronizzazione OTA, fatturazione e reportistica in un unico luogo.
Il sistema è stato progettato per ridurre il lavoro manuale e il tempo dedicato a trasferire le informazioni sulle prenotazioni tra attività e strumenti alberghieri.
Storia del cliente
Il cliente è un gruppo alberghiero rumeno. Gestisce strutture ricettive in cui il personale coordina prenotazioni, disponibilità delle camere e arrivi degli ospiti.
Pulizie, fatturazione e reportistica fanno parte della stessa operatività quotidiana.
I team delle prenotazioni hanno bisogno di un inventario aggiornato delle camere e dei dettagli delle prenotazioni, mentre il personale della reception e delle pulizie segue lo stato degli ospiti e delle camere. Anche responsabili e contabili hanno bisogno di informazioni finanziarie e report.
La richiesta era semplice: gestire prenotazioni e operatività alberghiera quotidiana in un unico sistema. Anche prenotazioni dirette, sincronizzazione OTA, fatturazione, pagamenti e reportistica dovevano rientrare nella stessa soluzione.
La soluzione è stata strutturata come un PMS alberghiero modulare, con schermate separate per disponibilità, prenotazioni, sincronizzazione OTA, pulizie e reportistica dei ricavi. Regole di accesso, integrazioni e aggiunte future sono state trattate come parte della struttura, anziché come strumenti separati.
Richieste del cliente
- Gestire centralmente camere, disponibilità e l'intero ciclo di vita delle prenotazioni
- Gestire profili degli ospiti, storico, check-in, check-out e comunicazioni
- Collegare le prenotazioni dirette con OTA e channel manager
- Gestire addebiti, fatture, pagamenti, contabilità e report finanziari
Perché il software pronto all'uso non era adatto
I prodotti alberghieri pronti all'uso coprono il lavoro della reception, le prenotazioni e le pulizie. Includono anche funzioni finanziarie, reportistica e gestione di più strutture, ma il loro modello di accesso e la combinazione di funzionalità potrebbero non adattarsi a questo gruppo alberghiero. Era necessario un sistema di prenotazione personalizzato per riunire prenotazioni, CRM e operatività in un unico flusso di lavoro. Doveva inoltre supportare integrazioni e regole di accesso, inclusa, ove necessario, la compatibilità con sistemi legacy.
Panoramica del progetto
La soluzione è stata progettata intorno a informazioni condivise sulle prenotazioni, per la disponibilità, il lavoro della reception e la reportistica. L'inventario delle camere e lo stato delle prenotazioni restano collegati mentre il personale segue una prenotazione durante tutto il suo ciclo di vita.
Per gestire la selezione delle camere, la schermata della disponibilità combina intervalli di date, stato delle camere e tipologie di camera. Le preferenze degli ospiti e i dettagli della prenotazione completano la vista di selezione, mentre il calendario delle prenotazioni e i moduli di inventario mantengono collegate le informazioni sulle camere.
Il gestore delle prenotazioni è stato progettato per i team della reception e delle prenotazioni. Riunisce in un'unica schermata la ricerca degli ospiti, lo stato della prenotazione, il check-in, il check-out e lo storico delle prenotazioni.
La sincronizzazione OTA è stata fornita tramite un monitor separato con canali collegati, code delle modifiche, registri e azioni di nuovo tentativo. In questo modo le prenotazioni nuove, modificate e annullate restano visibili al team delle prenotazioni.
La soluzione include anche una bacheca per le pulizie e una dashboard dei ricavi. Le azioni per fatture e report, le esportazioni e i collegamenti contabili offrono a responsabili e contabili una vista delle informazioni operative e finanziarie.
Funzionalità principali realizzate
- Calendario centralizzato della disponibilità delle camere
- Selezione di camere e prenotazioni
- Gestione del ciclo di vita delle prenotazioni
- Profili degli ospiti e storico delle prenotazioni
- Monitoraggio di check-in e check-out
- Sincronizzazione delle prenotazioni OTA
- Bacheca dello stato delle camere per le pulizie
- Generazione di fatture e report
- Dashboard di ricavi e occupazione
