PROGETTO

Automazione dei workflow con Power Automate per Microsoft 365

Sviluppo software personalizzato, Sviluppo Power Apps, Automazione dei workflow con Power Automate, Integrazione SharePoint, Integrazione Microsoft 365, Automazione delle approvazioni, Report e dashboard

  • Settore: Servizi professionali
  • Svizzera Località: Svizzera
  • Tempi di consegna: 16 settimane
  • Tecnologie: PHP, Python
4+ mesi

Questo cliente è un'azienda svizzera di servizi professionali. I suoi team gestiscono approvazioni, richieste e documenti in Microsoft 365, mentre l'inserimento ripetitivo dei dati e la reportistica richiedono tempo. La soluzione è un'automazione personalizzata dei workflow con Power Automate e interfacce Power Apps. Riceve richieste, record ed eventi di workflow, quindi fornisce all'azienda decisioni di approvazione, attività assegnate, notifiche, contenuti SharePoint aggiornati e report operativi in un unico processo integrato.

Riepilogo

Problema

L'azienda gestisce approvazioni, record e documenti attraverso processi Microsoft 365 disconnessi.

Soluzione

La soluzione è diventata un workspace integrato Power Apps e Power Automate per richieste, approvazioni e reportistica.

Risultato

È stata progettata per ridurre il lavoro manuale e il tempo dedicato a trasferire informazioni tra i processi aziendali.

Storia del cliente

Il cliente è un'azienda svizzera di servizi professionali. Gestisce approvazioni, richieste e documenti in Microsoft 365.

I team amministrativi e finanziari gestiscono l'inserimento ripetitivo dei dati, i documenti e i report. Anche i siti, gli elenchi e le raccolte documenti SharePoint richiedono una gestione coordinata dei contenuti.

La richiesta era semplice: creare applicazioni Power Apps per l'automazione dei workflow, collegare Power Automate agli strumenti Microsoft 365 dell'azienda, automatizzare le comunicazioni dei workflow e fornire report operativi.

La soluzione è stata sviluppata attorno alle regole e ai dati esistenti dell'azienda. È stata organizzata in schermate per richieste e approvazioni, record SharePoint e reportistica.

Le integrazioni modulari hanno lasciato spazio a successive estensioni.

Il cliente ha richiesto

  1. Creare Power Apps per approvazioni, monitoraggio delle attività e operazioni aziendali
  2. Collegare Power Automate a Microsoft 365 e ai sistemi aziendali
  3. Automatizzare notifiche, promemoria, email e assegnazioni di attività del workflow
  4. Fornire report, dashboard, analisi e generazione automatica dei report

Perché il software pronto all'uso non era adatto

I prodotti pronti per la gestione dei workflow coprono l'automazione dei processi, le approvazioni e il coordinamento delle attività, ma le loro interfacce e possibilità di personalizzazione potrebbero non adattarsi alle operazioni dell'azienda. Era necessario un software personalizzato per definire le fasi del workflow secondo i protocolli e le procedure del cliente, mantenendo collegati i dati Microsoft 365.

Panoramica del progetto

La soluzione è stata progettata attorno a Power Apps per inviare richieste, esaminare approvazioni e monitorare le attività. Le app canvas o basate su modelli forniscono l'interfaccia per i processi specifici dell'azienda.

Per gestire le approvazioni, Power Automate instrada le richieste attraverso decisioni sequenziali o basate sui ruoli e registra i risultati. Gli eventi del workflow attivano inoltre notifiche, promemoria e assegnazioni di attività.

L'integrazione con SharePoint mantiene insieme record di elenchi, documenti e risultati delle approvazioni. Il sistema collega SharePoint, Microsoft Lists ed Excel quando il processo lo richiede.

È stata dedicata particolare attenzione alla visibilità operativa. Power BI riceve le righe dei dataset, crea dataset push e aggiorna i dataset per report e dashboard.

La soluzione è stata organizzata in moduli, così da poter aggiungere nuovi moduli, automazioni e integrazioni senza ricostruire l'intero sistema. Sono stati inclusi documentazione e formazione, affinché il team cliente possa gestire il sistema in autonomia.

Funzionalità principali realizzate

  • Applicazioni Power Apps per richieste e approvazioni
  • Workflow di approvazione sequenziali e basati sui ruoli
  • Gestione di elenchi e documenti SharePoint
  • Email, avvisi, promemoria e notifiche automatici
  • Assegnazione delle attività e monitoraggio dello stato del workflow
  • Integrazioni con Microsoft 365 e sistemi aziendali
  • Report Power BI e dashboard operative
  • Risoluzione dei problemi, test, documentazione e ottimizzazione dei workflow

Funzionalità aggiungibili

+ Connettori personalizzati + Chat e canali Microsoft Teams + Elaborazione di file .msg di Outlook + Gestione dei dati dei report JSON + Moduli Power Apps aggiuntivi + Nuovi moduli per approvazioni e attività

Chi altro può usare questa soluzione

Queste aziende hanno esigenze simili e la stessa soluzione può essere adattata per collegare richieste, approvazioni, record e report.

Uno studio contabile

Attività Gestisce attività per i clienti, approvazioni, email, documenti e attività ricorrenti del team.
Come aiuta la soluzione La soluzione collega i workflow contabili a record, assegnazioni di attività, notifiche e report.
Studi contabili

Una società di consulenza per il recruiting

Attività Coordina richieste di recruiting, record dei candidati, approvazioni, comunicazioni e attività assegnate.
Come aiuta la soluzione La soluzione instrada i processi di recruiting, aggiorna i record condivisi, invia avvisi e mostra l'attività operativa.
Servizi aziendali

Un'azienda di servizi amministrativi

Attività Gestisce richieste, approvazioni, record, reportistica e processi ripetitivi di inserimento dati.
Come aiuta la soluzione La soluzione collega moduli, fasi del workflow, attività, notifiche e report operativi.
Servizi aziendali

Stack tecnologico

PHP

Integrazione SharePoint

PHP supporta la connessione alle risorse Office 365 e ai dati SharePoint.

Python

Accesso alle API Microsoft

Python supporta l'accesso alle API Microsoft, l'autenticazione e la comunicazione HTTP.

JavaScript / TypeScript (Node.js)

Elaborazione dei file Outlook

JavaScript e TypeScript supportano l'elaborazione dei file di messaggi Outlook.

vgrem/php-spo

Risorse Office 365

vgrem/php-spo (una libreria PHP per Office 365) esegue operazioni di creazione, lettura, aggiornamento ed eliminazione tramite l'API Office 365.

microsoft-kiota-http

Richieste API Microsoft

microsoft-kiota-http (una libreria Python per la comunicazione con le API Microsoft) fornisce il livello HTTP per le richieste API.

microsoft-kiota-authentication-azure

Autenticazione API

microsoft-kiota-authentication-azure (una libreria Python per l'autenticazione Microsoft) supporta l'accesso autenticato alle API Microsoft.

microsoft-kiota-abstractions

Astrazioni API

microsoft-kiota-abstractions (una libreria Python per le strutture comuni delle API Microsoft) supporta i client API Microsoft generati.

Power Automate

Automazione dei workflow

Power Automate instrada le approvazioni, assegna attività, invia comunicazioni, aggiorna record e collega i sistemi aziendali.

Power Apps

Applicazioni aziendali

Power Apps fornisce applicazioni canvas o basate su modelli per richieste, approvazioni, monitoraggio delle attività e operazioni.

SharePoint, Excel, PDF, JSON

Dati e file aziendali

Questi formati e piattaforme archiviano, scambiano e strutturano i record, i documenti e i dati dei report utilizzati dai workflow.

Integrazioni

SharePoint and Microsoft Lists

La soluzione legge e aggiorna record di elenchi, documenti, risultati delle approvazioni e stato dei contenuti.

Microsoft Teams

La soluzione crea chat e canali e gestisce i messaggi per le comunicazioni operative.

Outlook

La soluzione supporta le comunicazioni dei workflow relative a Outlook e i file di messaggi.

Microsoft Forms

La soluzione riceve i dati inviati dai moduli che avviano o supportano i workflow.

Power BI

La soluzione invia righe dei dataset e aggiorna i dataset per report e dashboard.

Microsoft Dynamics 365

Power Automate collega i processi di workflow a Microsoft Dynamics 365.

Il risultato

Le richieste avanzano attraverso fasi di approvazione visibili

Il workspace per richieste e approvazioni offre all'azienda un unico luogo per inviare una richiesta e seguirne lo stato di approvazione. Decisioni di approvazione e risultati restano collegati alla richiesta invece di essere gestiti come messaggi separati.

La struttura basata sulle fasi supporta le regole di approvazione del cliente e rende più semplice verificare lo stato attuale del processo.

Come funziona

  1. Il modulo di richiesta contiene i campi della richiesta e registra le informazioni inviate.
  2. Power Automate instrada la richiesta attraverso le fasi di approvazione configurate e registra decisioni e risultati.
  3. L'area dello stato del workflow mostra lo stato attuale e invia notifiche agli interessati quando si verificano eventi.
  • Fasi di approvazione sequenziali
  • Decisioni di approvazione basate sui ruoli
  • Record dei risultati del workflow
Workspace per richieste e approvazioni

Workspace per richieste e approvazioni

Funzionalità di questa schermata
Creare workflow di approvazione Configurare le fasi del workflow

Documenti e record SharePoint restano collegati

Il workspace SharePoint combina record di elenchi, documenti, risultati delle approvazioni e contenuti aggiornati. Automazione del workflow documentale mantiene le approvazioni dei documenti e gli aggiornamenti dei record nello stesso processo.

I contenuti SharePoint restano parte del processo di approvazione, anziché essere un'attività manuale separata.

Come funziona

  1. La vista dell'elenco SharePoint mostra i dati dell'elenco.
  2. La raccolta documenti archivia i documenti e rende disponibili le azioni di approvazione.
  3. Il modulo di aggiornamento dei record scrive in SharePoint i record e lo stato dei contenuti aggiornati.
  • Dati degli elenchi SharePoint
  • Azioni di approvazione dei documenti
  • Stato dei contenuti aggiornato
Suggerimento: I contenuti SharePoint restano parte del processo di approvazione, anziché essere un'attività manuale separata.
Record e documenti SharePoint

Record e documenti SharePoint

Funzionalità di questa schermata
Automazione del workflow documentale Gestire i dati archiviati su SharePoint

Le attività assegnate e gli avvisi del workflow sono visibili

La dashboard di attività e notifiche offre ai responsabili operativi una visione diretta delle attività assegnate, delle scadenze, dei promemoria e degli avvisi. Assegnazioni delle attività e trigger del processo sono mostrati insieme allo stato del workflow.

Questo aiuta l'azienda a collegare le comunicazioni operative quotidiane al lavoro che le ha generate.

Come funziona

  1. L'elenco delle attività mostra le assegnazioni e lo stato del workflow.
  2. I campi dell'assegnatario e della scadenza collegano ogni attività alla persona responsabile e alle relative tempistiche.
  3. Il feed delle notifiche registra notifiche, promemoria e avvisi generati dai trigger del processo.
  • Assegnazioni delle attività
  • Scadenze
  • Stato di promemoria e avvisi
Dashboard di attività e notifiche

Dashboard di attività e notifiche

Funzionalità di questa schermata
Automatizzare i workflow

L'attività operativa è più facile da verificare

La schermata di reportistica riunisce dati approvati, risultati dei workflow, report e analisi in un'unica vista. Report interattivi e riquadri della dashboard supportano la verifica operativa senza ricostruire manualmente le informazioni.

L'aggiornamento dei dati mantiene la vista dei report allineata ai risultati disponibili dei workflow.

Come funziona

  1. I filtri dei report utilizzano dati approvati e risultati dei workflow per definire la vista del report.
  2. L'area dei report interattivi presenta report e analisi.
  3. I riquadri della dashboard mostrano i dati dopo l'aggiornamento tramite il controllo di refresh.
  • Filtri dei report
  • Area dei report interattivi
  • Aggiornamento dei dati della dashboard
Nota: Power BI può ricevere righe dei dataset, creare dataset push e aggiornare i dataset per questo livello di reportistica.
Report e dashboard operativi

Report e dashboard operativi

Funzionalità di questa schermata
Generare report per l'analisi

Cosa offre la soluzione

Con questa soluzione, l'azienda può:

  • Creare e gestire workflow di approvazione in Power Apps
  • Collegare richieste, record, documenti, attività e report in Microsoft 365
  • Assegnare attività e inviare notifiche, avvisi, promemoria ed email dagli eventi del workflow
  • Mantenere aggiornati record e documenti SharePoint tramite processi automatizzati
  • Esaminare i dati operativi approvati in report e dashboard
  • Mantenere ed estendere i workflow con componenti modulari documentati

I sistemi pronti all'uso avrebbero potuto svolgere il lavoro?

Prima della progettazione, l'attività è stata confrontata con prodotti pronti all'uso sulla base delle loro descrizioni.

Esigenze del cliente Piattaforme per workflow Jotform Workflows, Kissflow, ProcessMaker Gestione degli studi professionali Karbon Collaborazione sui documenti Progress ShareFile Soluzione personalizzata
Creare Power Apps per le operazioni — — —
Collegare i sistemi Microsoft 365 — — —
Automatizzare le comunicazioni dei workflow parzialmente
Fornire report e dashboard parzialmente parzialmente —
Adattarsi alle regole del cliente: fasi, ruoli, report parzialmente parzialmente parzialmente
Tutte le fasi in un unico luogo — — —
Nessun passaggio manuale tra i programmi parzialmente parzialmente —

In base alle descrizioni pubbliche dei prodotti e della relativa categoria.

Le piattaforme pronte per i workflow coprono approvazioni, automazione delle attività e parte della reportistica, mentre le piattaforme per studi professionali e documenti si concentrano su operazioni più specifiche.

Un prodotto pronto all'uso è sufficiente quando l'azienda necessita di una sola di queste funzioni. Questo cliente aveva bisogno di connessioni Microsoft 365, regole di workflow proprie e reportistica in un unico sistema coordinato.

Le funzionalità sono distribuite tra categorie di prodotti diverse e i collegamenti tra loro richiedono comunque configurazione e integrazione.

In conclusione

In conclusione, la soluzione è stata realizzata per ridurre il lavoro manuale dalla richiesta di servizi professionali fino all'approvazione e alla reportistica.

FAQ

Stai pensando di realizzare un sistema simile? Leggi le risposte qui sotto per vedere come Power Automate, Power Apps, SharePoint e la reportistica possono integrarsi in un unico processo aziendale.

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